Porque você não deve confundir despesas e custos em sua operação de autoatendimento

Com a dúvida recorrente em operações deste segmento de mercado, resolvemos publicar um artigo que esclarece como você pode orientar melhor seu negócio.

Você iniciou uma operação de vending machine, que pode ser não apenas aquela da geladeira de venda automática de bebidas e alimentos, como pode ser também uma máquina de pegar, uma máquina de café, uma lavanderia self service ou similares - que dependam essencialmente do autoatendimento. Entretanto, diante de certas dificuldades em manter seu negócio e não conseguir escalar, você resolve apelar para o chamado "corte de gastos" - o que pode acarretar em danos ainda maiores para a sua operação, podendo te levar ao fechamento dela. Diante da difícil dor de se escolher entre cortar os chamados "gastos" (o que são, como são compostos) e seguir operando no vermelho, resolvemos aqui com este artigo, elucidar com alguns conceitos básicos e dicas, sobre como você pode entender bem a questão das despesas em sua loja de autoatendimento.

1. Entendendo a Entropia e a Sintropia

A entropia é um conceito da termodinâmica que pode ser aplicado às mais diversas áreas do conhecimento. Em outras palavras, na Física, a Entropia é uma grandeza que mede o grau de liberdade molecular de um sistema, associado ao número de configurações possíveis com as partículas que ele possui. Nela, o conceito de entropia é representa aleatoriedade, dispersão e desordem, e também pode se referir à "perda de energia" (onde perda, gera maior perda). Na economia, a chamada entropia negativa ocorre quando é realizada alguma interferência que consegue reduzir o grau de desorganização em curso, isto é, quando é feito um movimento contrário à perda de energia e favorável à manutenção da estabilidade no sistema.

Este movimento não deve ser reducionista, mas antes, sintrópico (Sintropia representa a ordem, o equilíbrio e a redução de riscos).

Basicamente é necessário colocar a ordem em primeiro lugar: se você possui uma lavanderia, que oferta serviço ao invés de produtos (vending), um dos primeiros processos para buscar o equilíbrio é convergir e atrair maior número de clientes, com promoções, descontos para idosos, preços mais confortáveis e até mesmo dias da semana específicos para lavagens com baixo número de clientes. Se você opera com uma vending machine, considere primeiro a questão do estoque. O nosso Sistema ERP Vending Vendpago te ajuda a conferir quais são os produtos mais vendidos, os dias e horários, e estes dados te darão indicativos do que sua clientela prefere. Você pode criar promoções e cashback no ERP Vending para dias de menor movimento, e averiguar quais os dias de menor saída ou vendas para atuar com foco direto nestas datas.

Outras questões podem ser indicativas, sobretudo pertinente ao ponto escolhido pra sua operação: ele se torna "ermo" (vazio) e inseguro em determinados horários? Há problemas com pedintes no local? A área em torno da sua máquina ou loja é bem visível? Você consegue atrair a atenção de transeuntes? Suas placas são chamativas?

2. Entendendo a diferença entre Custos e Despesas

Custo é o valor aplicado diretamente na produção de bens ou serviços, já a despesa é o gasto necessário para o funcionamento do negócio. Enquanto os custos estão associados ao processo produtivo, as despesas são relacionadas à administração e manutenção geral da empresa.

O termo Custo vem do latim e significa constare, que significa "ficar com", "estar com", com sentido mais amplo na etimologia latina como algo que se fixa, com valor.

Suponhamos a seguinte situação: você tem uma máquina de café com um Vendtef Smart. A baixa de movimento está lhe fazendo considerar o cancelamento da maquininha Vendpago, porque a mensalidade seria um "gasto". Contudo, para que sua máquina de café continue operando de forma viável, atraindo clientes cada vez mais cashless (que não circulam mais com papéis moedas), é necessário entender que a maquininha é parte da custo, do fixo necessário para o funcionamento de sua operação, por ela ser instrumento fundamental para a transação (compra do seu cliente), sobretudo na ausência de funcionários.

Custos da operação de autoatendimento (vending, maquina de pegar, coffee machine, lavanderia self, micro mercado)	Despesas da operação de autoatendimento (vending, maquina de pegar, coffee machine, lavanderia self, micro mercado)
Preço dos produtos: O valor pago pelos itens vendidos nas máquinas, composição do estoque	Aluguel: As suscetibilidades do espaço onde a máquina é instalada, se há aumento na despesa, influência da região (especulação) ou outros. O ponto é uma variável que sofre influências, portanto, despesa.
Custos de reabastecimento: Os gastos com a reposição dos produtos nas máquinas, aqui se considera a frequência destes custos, se diária, semanal, quinzenal ou mensal.	Manutenção da máquina: As suscetibilidades nos reparos e manutenção da máquina, sobretudo se ela for remanufaturada (segunda linha), a manutenção pode variar de um pra outro.
Custos com funcionários: Se a operação envolver a contratação de funcionários para o reabastecimento, estes custos serão considerados.	Impostos: Impostos sobre vendas e outros impostos aplicáveis. Se você vende uma bebida alcoólica importada, o imposto incidente é maior que uma produzida no Brasil (por exemplo).
Sistema de autoatendimento: O custo com a aquisição sistema, por se tratar do meio pelo qual o cliente comprará o seu produto (servindo como "funcionário automatizado").	Comissões: Pagamentos aos proprietários dos locais onde as máquinas são instaladas, as comissões também compõem a variável da despesa.
Depreciação da máquina: O desgaste da máquina ao longo do tempo é um custo a ser considerado, no momento da sua aquisição.	Despesas de marketing: Investimentos em publicidade e promoção, aqui consideremos o Google Ads, Meta Ads, tipos de placas e banners em seu ponto.
O que é fixo, planejado, estipulado, que compõe a viabilidade direta do funcionamento da sua operação.	Tipos de embalagens, meios de transportes utilizados para se deslocar, e outras despesas compõem o quadro delas em sua operação.

Em suma, as despesas podem e devem servir à ordenação (sintropia) do seu negócio. Buscar o reajuste de valores mediante diversidade de opções, estratégias e formas de se dispensar valores, que agregam de forma primária ou secundária no reflexo de suas vendas. É nelas que você poderá avaliar melhor sobre o quanto se está gastando, como gastar menos e de forma melhor, e o quanto você pode otimizá-las e reduzi-las, podendo maximizar lucros em médio e longo prazo. Por isso, evite o cortar pelo cortar, e acabar reduzindo sua operação de forma drástica ao ponto em que a entropia a atinja plenamente e seriamente.

Fique sintonizado para maiores dicas sobre nosso sistema ERP Vending, e como você pode utilizá-lo e aproveitar as informações para o seu negócio!